[edit: Artykuł pisany przed wejściem w życie w dniu 31 marca 2020 r. nowelizacji specustawy, która wprowadza zawieszenie biegu terminów procesowych w postępowaniu administracyjnym. Szczegółowe opracowanie dotyczące zmian w postępowaniu w sprawie o wydanie pozwolenia na budowę w okresie epidemii wraz z chronologią zmian od dnia 14 marca 2020 r. dostępne na blogu]
Ogłoszenie w dniu 13 marca 2020 r. stanu zagrożenia epidemicznego na terenie całego kraju w związku z rozprzestrzenianiem się koronawirusa SARS-CoV-2, a następnie w dniu 20 marca 2020 r. – stanu epidemii, ma również wpływ na toczące się postępowania administracyjne, w tym postępowania w sprawie o pozwolenie na budowę. Zarówno inwestorzy, jak i organy administracji napotkali na trudności wynikające z ograniczeń sanitarnych oraz specyfiki pracy w czasie epidemii. W trakcie pandemii koronawirusa wiele podmiotów składało wniosek o zawieszenie postępowania pozwolenie na budowę.
Zgodnie z zaleceniami rządu oraz służbami sanitarnymi, organy administracji architektoniczno-budowlanej, w tym urzędy miast i starostwa powiatowe ograniczają kontakty z interesantami (brak możliwości umówienia wizyty), a także przyjmowanie nowych wniosków.
Ma to szczególne znaczenie dla inwestora w razie konieczności uzupełnienia braków formalnych wniosku o pozwolenie na budowę, np. poprzez przedłożenie map i dokumentów, których uzyskanie w wyznaczonym przez organ terminie (najczęściej 7 dni) jest w obecnym czasie niemożliwe.
Jakie środki przysługują inwestorowi pozwalające zachować terminy nałożone przez organ w postępowaniu? O tym w dzisiejszym artykule.
1/ Braki formalne wniosku o pozwolenie na budowę
W czasie epidemii koronawirusa istotnym problemem stały się trudności z dostarczeniem dokumentów w wyznaczonych terminach. W takiej sytuacji inwestorzy mieli możliwość złożenia wniosku o przedłużenie terminu kpa. Dotyczyło to zarówno braków formalnych, jak i innych czynności wymaganych w toku postępowania administracyjnego. Zgodnie z art. 64 § 2 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: „k.p.a.”), który znajduje zastosowanie w postępowaniach administracyjnych, w tym również w postępowaniu o wydanie pozwolenia na budowę:
,,Jeżeli podanie nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania’’
Cytowany przepis stanowi podstawę prawną kierowanych w toku postępowania do inwestora wezwań organu w celu m.in. doprecyzowania wniosku o pozwolenie na budowę, czy przedłożenia brakującej dokumentacji projektowej. Art. 64 kpa, przewiduje możliwość wydłużenia terminów na uzupełnienie braków formalnych. Dzięki temu rozwiązaniu strona mogła uniknąć konsekwencji związanych z odrzuceniem wniosku. Należy jednak pamiętać, że wniosek musi być odpowiednio umotywowany i zawierać wskazanie, dlaczego dotrzymanie pierwotnego terminu nie było możliwe. Pandemia stworzyła sytuacje, w których nawet proste formalności, jak zdobycie zaświadczeń czy dokumentów z innych instytucji, były znacznie utrudnione. W takich przypadkach organy administracji były zobowiązane do elastycznego podejścia, a przedłużenie terminu art 64 kpa stało się powszechną praktyką.
Zgodnie z powyższym organ ma obowiązek wyznaczyć co najmniej siedmiodniowy termin na uzupełnienie braków wniosku.
Co w przypadku, gdy termin ten okaże się niewystarczający?
Z takim problemem inwestorzy muszą mierzyć się w obecnej sytuacji bardzo często. Z uwagi na długi obieg korespondencji urzędowej, terminy na uzupełnienie braków zostały wyznaczone jeszcze przed ogłoszeniem stanu zagrożenia epidemicznego koronawirusem SARS-CoV-2, a więc bez możliwości uwzględnienia przez organ zaistniałych nadzwyczajnych okoliczności.
Terminy te są dla inwestora wiążące, przy czym szereg organów administracji publicznej (w tym na przykład wydziały / zarządy geodezji i kartografii) ograniczyły przyjęcia interesantów, a w rezultacie możliwość uzyskania dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej została ograniczona do drogi korespondencyjnej.
W tej sytuacji inwestor może skorzystać z następujących środków prawych:
- wniosku o przedłużenie terminu na uzupełnienie braków;
- wniosku o zawieszenie postępowania.
2/ Wniosek o przedłużenie terminu na uzupełnienie braków formalnych
Kodeks postępowania administracyjnego nie zna instytucji „wniosku o przedłużenie terminu”. Jednak wydłużenie terminu na uzupełnienie braków formalnych jest bardzo często stosowane w praktyce.
Podstawę prawną wniosku o przedłużenie terminu może pośrednio stanowić cytowany wyżej art. 64 § 2 k.p.a., zgodnie z którym organ wyznacza co najmniej siedmiodniowy termin na uzupełnienie braków, co oznacza, że stosownie do okoliczności: może wyznaczyć termin dłuższy.
Tutaj należy pamiętać, że ustawa nie przewiduje, w jakich okolicznościach wniosek o przedłużenie terminu powinien zostać uwzględniony, a w jakich nie.
Tym samym, powodzenie wniosku zależy od decyzji organu, który – co należy ponownie podkreślić – nie ma obowiązku wniosku uwzględniać.
Zakładając jednak, że przyczyna braku możliwości uzupełnienia wniosku o pozwolenie na budowę jest obiektywnie uzasadniona – takim uzasadnieniem może być na przykład brak możliwości uzyskania niezbędnych dokumentów wobec ograniczone zasady przyjęć interesantów w urzędach – organ najprawdopodobniej wniosek taki uwzględni.
Sporządzając wniosek o przedłużenie terminu, inwestor powinien wskazać w jakim terminie wniosek uzupełni (celem uniknięcia wątpliwości należy wskazać datę dzienną) oraz uzasadnić przyczynę braku możliwości uzupełnienia wniosku w pierwotnym terminie.
Wniosek taki powinien zostać nadany przesyłką poleconą / złożony w urzędzie w pierwotnym terminie wyznaczonym przez organ. W innym przypadku zastosuje sankcję wynikającą z ustawy, tj. pozostawi wniosek bez rozpoznania.
Jeśli Państwo potrzebują pomocy w tego typu sprawach, warto skorzystać z usług profesjonalnych kancelarii, które oferują usługi prawne dla firm. Profesjonalne wsparcie może okazać się istotne dla powodzenia Państwa inwestycji.
3/ Zawieszenie postępowania pozwolenia na budowę
Innym sposobem pozwalającym zapobiec bezskutecznemu upływowi terminu na uzupełnienie braków wniosku o pozwolenie na budowę jest instytucja zawieszenia postępowania.
Należy w tym miejscu zaznaczyć, że w przeciwieństwie do postępowania cywilnego, postępowanie administracyjne nie przewiduje zawieszenia postępowania z mocy prawna na skutek siły wyższej.
W związku z tym, jeżeli inwestor przewiduje, że kontynuacja postępowania o wydanie pozwolenia na budowę będzie niemożliwa przez dłuższy czas, może złożyć wniosek o zawieszenie postępowania na podstawie art. 98 § 1 k.p.a., zgodnie z którym:
,,Organ administracji publicznej może zawiesić postępowanie, jeżeli wystąpi o to strona, na której żądanie postępowanie zostało wszczęte, a nie sprzeciwiają się temu inne strony oraz nie zagraża to interesowi społecznemu’’
Zgodnie z cytowanym przepisem, konieczne jest, aby wniosek o zawieszenie postępowania pochodził od strony, na której żądanie postępowanie zostało wszczęte (w przypadku wniosku o pozwolenie na budowę będzie to inwestor).
Nadto, by wniosek został uwzględniony pozostałe strony postępowania nie mogą złożyć sprzeciwu. W przypadku wniosku o pozwolenie na budowę pozostałymi stronami będą właściciele/użytkownicy wieczyści nieruchomości znajdujących się w obszarze oddziaływania inwestycji.
Użyte w art. 98 § 1 k.p.a. pojęcie braku sprzeciwu innych stron jest różnie interpretowane w piśmiennictwie.
Jedni uważają, że przepis art. 98 § 1 k.p.a. nie wymaga wyrażenia zgody na zawieszenie postępowania przez pozostałe strony, ponieważ przepis stanowi tylko o możliwości zgłoszenia sprzeciwu. W takiej sytuacji to organ powinien zawiadomić pozostałe strony o wniosku inwestora o zawieszenie postępowania oraz poinformować strony, że są uprawnione do wyrażenia sprzeciwu w stosunku do takiego wniosku [1].
Pojawiają się również głosy przeciwne, wskazujące, że inne strony postępowania muszą w sposób niebudzący wątpliwości wyrazić zgodę na zawieszenie postępowania w formie pisemnej [2].
Wobec powyższych wątpliwości, jeżeli inwestor ma możliwość uzyskać zgodę na zawieszenie postępowania od pozostałych stron, rekomenduje się, by dołączyć zgody do składanego przez inwestora wniosku.
Wniosek o zawieszenie postępowania powinien zawierać krótkie uzasadnienie oraz argumentację, że jego uwzględnienie nie zagraża interesowi społecznemu, a także jeżeli dysponujemy takimi oświadczeniami – powinien zawierać informację o zgodzie pozostałych stron na zawieszenie postępowania.
Wniosek powinien zostać nadany przesyłką poleconą / złożony w urzędzie w pierwotnym terminie na uzupełnienie braków wyznaczonym przez organ.
Podobnie jak w przypadku wniosku o przedłużenie terminu art. 64 kpa, organ nie ma obowiązku uwzględnić wniosku inwestora o zawieszenie postępowania, organ bowiem ,,może zawiesić postępowanie’’ a nie musi. Pozytywne rozpatrzenie wniosku będzie zatem zależało od uznania organu.
Na skutek zawieszenia postępowania tok postępowania ulega wstrzymaniu, sprawa pozostaje bez biegu i żadne czynności procesowe nie są podejmowane; w okresie zawieszenia postępowania żadne terminy procesowe nie biegną (w tym termin na uzupełnienie braków wniosku).
W przypadku skutecznego zawieszenia postępowania na wniosek inwestora konieczne jest złożenie w okresie trzech lat od daty zawieszenia postępowania wniosku o podjęcie zawieszonego postępowania. W innym przypadku wniosek o wydanie pozwolenia na budowę będzie uznany za wycofany (art. 98 § 2 k.p.a.).
4/ Wniosek o przywrócenie terminu
W przypadku uchybienia terminowi do uzupełnienia braków wniosku o pozwolenie na budowę, istnieje możliwość złożenia wniosku o przywrócenie terminu na podstawie art. 58 k.p.a.
Zgodnie art. 58 k.p.a. prośbę o przywrócenie terminu należy wnieść do organu rozstrzygającego sprawę w ciągu siedmiu dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminu. Jednocześnie z wniesieniem prośby należy dopełnić czynności, dla której określony był termin (w rozważanym przypadku – uzupełnić braki wniosku).
Organ w takim przypadku przywróci termin, jeżeli inwestor uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy (np. z uwagi na obiektywne przeszkody niemożliwe do przezwyciężenia).
Poszukujesz więcej informacji na temat specjalizacji kancelarii prawa nieruchomości? Zapraszamy do zapoznania się z naszymi usługami prawnymi dla firm
Podsumowanie
- stan zagrożenia epidemicznego w związku z rozprzestrzenianiem się koronawirusa SARS-CoV-2 ma również wpływ na toczące się postępowania administracyjne, w tym postępowania w sprawie o pozwolenie na budowę;
- aby zapobiec uchybieniu terminu wyznaczonego przez organ, inwestor może złożyć wniosek o przedłużenie terminu na uzupełnienie braków lub wniosek o zawieszenie postępowania (w przypadku, gdy przeszkoda jego kontynuacji będzie trwała przez dłuższy czas);
- organ nie ma obowiązku ww. wniosków uwzględnić, decyzja w tym przedmiocie zależy od uznania organu;
- w przypadku uchybienia terminowi do uzupełnienia braków wniosku o pozwolenie na budowę, inwestor może złożyć wniosek o przywrócenie terminu, jego uwzględnienie przez organ zależy od tego, czy inwestor zachowa wymogi formalne wniosku oraz czy uprawdopodobni, że uchybienie terminowi nastąpiło bez jego winy.
Pandemia koronawirusa pokazała, jak istotne jest elastyczne podejście organów administracyjnych do kwestii terminów. Możliwość złożenia wniosku o zawieszenie postępowania pozwolenie na budowę czy przedłużenie terminu art 64 kpa stała się dla wielu inwestorów jedyną szansą na kontynuowanie inwestycji. Bardzo ważne było jednak prawidłowe sformułowanie wniosków oraz udokumentowanie trudności wynikających z pandemii. Profesjonalne doradztwo pozwala uniknąć błędów i zapewnia skuteczność działań administracyjnych.
Epidemia koronawirusa wprowadziła wiele zmian w funkcjonowaniu administracji publicznej. Możliwość zawieszenia postępowania pozwolenie na budowę, jak również wydłużenie terminu na uzupełnienie braków formalnych, okazały się istotne dla inwestorów.
