13.02.2022 r.
[artykuł aktualizowany: 13.07.2023 r.]
Umowa o prace projektowe jest jedną z pierwszych umów, jaka jest zawierana w toku procesu inwestycyjnego.
Umowa o prace projektowe zawierana z projektantem inwestycji łączy najczęściej kilka typów umów: w zakresie wykonania dokumentacji projektowe stanowi ona umowę o dzieło, w części dotyczącej obowiązek sprawowania nadzoru autorskiego stanowi umowę o świadczenie usług, a w zakresie reprezentacji inwestora w postępowaniach administracyjnych – umowę zlecenia.
Jakie obowiązkowe elementy powinna zawierać umowa o prace projektowe? W jakiej formie powinna zostać zawarta? Na zwrócić szczególną uwagę? O tym w dzisiejszym artykule.
1/ Umowa o prace projektowe – zagadnienia podstawowe
Umowa o prace projektowe nie jest odrębnie uregulowana w przepisach jako dany typ umowy – stanowi tzw. „umowę nienazwaną”.
Jak zostało wspomniane powyżej umowa o prace projektowe łączy co do zasady kilka ustawowych typów umów:
- umowę o dzieło – przygotowanie dokumentacji projektowej,
- umowę o świadczenie usług – nadzór autorski,
- umowę zlecenia – reprezentacja w postępowaniach administracyjnych w celu uzyskania wymaganych decyzji, zgód, zezwoleń na realizację inwestycji.
W zakresie postanowień dotyczących praw autorskich będą miały zastosowanie przepisy ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
Jeżeli zatem strony nie uregulują poszczególnych zagadnień odmiennie niż w odnośnych przepisach prawa, do umowy tej będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy kodeksu cywilnego, zarówno części ogólnej, jak i części ogólnej dotyczącej zobowiązań oraz przepisy szczególne dotyczące typów umów oraz przepisy prawa autorskiego.
Umowa o prace projektowe powinna zawierać następujące elementy:
- przedmiot umowy;
- termin wykonania przedmiotu umowy;
- postanowienia dotyczące przeniesienia autorskich praw majątkowych i praw zależnych do dokumentacji projektowej;
- wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy i przeniesienie autorskich praw majątkowych i praw zależnych oraz zasady jego rozliczenia;
- zasady wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia w przypadku prac dodatkowych;
- postanowienia dotyczące zlecania wykonania części przedmiotu umowy podwykonawcom;
- zasady odbioru dokumentacji projektowej;
- odpowiedzialność za wady dokumentacji projektowej;
- kary umowne (nie są obowiązkowe);
- katalog okoliczności uprawniających strony do odstąpienia od umowy;
- postanowienia końcowe.
Umowa o prace projektowe powinna zostać zawarta w formie pisemnej. Ma to szczególne znaczenie dla skuteczności postanowień dotyczących przeniesienia autorskich praw majątkowych do dokumentacji projektowej.
Zgodnie bowiem z art. 53 prawa autorskiego umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2/ Przedmiot umowy
Podstawowym elementem umowy jest określenie jej przedmiotu. W przypadku standardowej umowy o prace projektowe przedmiotem umowy będzie:
- wykonanie dokumentacji projektowej – w umowie powinno zostać wprost wskazane co oznacza dokumentacja projektowa, np.: projekt budowlany, projekt techniczny etc.;
- pełnienie nadzoru autorskiego przez projektanta nad dokumentacją projektową;
- reprezentacja inwestora w postępowaniach administracyjnych związanych z inwestycją – postępowaniem w sprawie o wydanie warunków zabudowy, postępowaniem w sprawie wydania pozwolenia na budowę etc.
W przypadku szerokiego zakresu prac projektowych warto do umowy dołączyć harmonogram rzeczowo-finansowy określający szczegółowo prace do wykonania wraz z ich wartością.
3/ Termin wykonania umowy
Strony w umowie powinny w sposób jednoznaczny określić termin rozpoczęcia prac projektowych oraz termin końcowy wykonania umowy, najlepiej w formie daty dziennej.
Strony powinny również uregulować prawa i obowiązki stron w przypadku opóźnień / zwłoki w wykonaniu prac w zależności od tego czy opóźnienia wyniknęły z winy projektanta, czy z przyczyn od niego niezależnych. Najczęstszą formą sankcji za zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy przez projektanta jest kara umowna [patrz pkt 10 poniżej].
Można uregulować również kwestię wykonawstwa zastępczego na koszt i ryzyko wykonawcy. Za termin zakończenia umowy uznaje się datę podpisania przez strony protokołu końcowego odbioru dokumentacji projektowej.
4/ Prawa autorskie
Dokumentacja projektowa stanowi utwór w rozumieniu prawa autorskiego. Oznacza to, że prawo do korzystania, rozporządzania oraz wprowadzania zmian do dokumentacji projektowej podlega regulacjom prawa autorskiego.
W związku z tym inwestor powinien pamiętać o przeniesieniu przez projektanta na jego rzecz autorskich praw majątkowych do dokumentacji projektowej na wskazanych w umowie polach eksploatacji, a także do przeniesienia prawa do wykonywania praw zależnych do dokumentacji projektowej (prawa do wykonywania opracowań, zmian w dokumentacji).
Należy również wskazać, czy przeniesienie praw autorskich jest odpłatne, czy nieodpłatne, jeżeli odpłatne należy wprost wskazać, czy wynagrodzenie za przygotowanie dokumentacji projektowej obejmuje również wynagrodzenie za przeniesienie praw autorskich.
5/ Wynagrodzenie
Strony w umowie powinny określić wysokość wynagrodzenia oraz sposób jego obliczenia. Możliwe warianty to:
- wynagrodzenie ryczałtowe;
- wynagrodzenie kosztorysowe;
- wynagrodzenie poprzez wskazanie podstaw do jego ustalenia.
W tym zakresie odpowiednie zastosowanie znajdą przepisy dotyczące wynagrodzenia w umowie o dzieło.
a. Wynagrodzenie ryczałtowe
Globalna stawka za wykonanie robót przewidzianych w umowie, co do zasady niezmienna. Podwyższenie ryczałtu możliwe tylko w przypadku aktualizacji art. 632 § 2 k.c. (znajdującym zastosowanie do umowy o dzieło), zgodnie z którym:
,,Jeżeli jednak wskutek zmiany stosunków, której nie można było przewidzieć, wykonanie dzieła groziłoby przyjmującemu zamówienie rażącą stratą sąd może podwyższyć ryczałt lub rozwiązać umowę’’
Za nadzwyczajną zmianę stosunków uznaje się taką zmianę, która niweczy kalkulację dokonywaną przez wykonawcę z uwzględnieniem zwykłego ryzyka kontraktowego.
Warto również zaznaczyć, że jeżeli za wykonane prace strony ustaliły wynagrodzenie ryczałtowe, dołączenie przez projektanta do umowy kosztorysu nie ma znaczenia, a taki dokument uznaje się jedynie za uzasadniający merytorycznie oferowaną przez wykonawcę kwotę wynagrodzenia ryczałtowego.
b. Wynagrodzenie kosztorysowe
Wynagrodzenie kosztorysowe jest to wynagrodzenie określone na podstawie zestawienia planowanych prac i przewidywanych kosztów (art. 629 k.c.), co oznacza, że kosztorys powinien być sporządzony przed lub przy zawarciu umowy a nie po jej wykonaniu. Do podwyższenia wynagrodzenia kosztorysowego zastosowanie znajdzie art. 630 § 1 k.c., zgodnie z którym:
,,Jeżeli w toku wykonywania dzieła zajdzie konieczność przeprowadzenia prac, które nie były przewidziane w zestawieniu prac planowanych będących podstawą obliczenia wynagrodzenia kosztorysowego, a zestawienie sporządził zamawiający, przyjmujący zamówienie może żądać odpowiedniego podwyższenia umówionego wynagrodzenia. Jeżeli zestawienie planowanych prac sporządził przyjmujący zamówienie, może on żądać podwyższenia wynagrodzenia tylko wtedy, gdy mimo zachowania należytej staranności nie mógł przewidzieć konieczności prac dodatkowych. 2. Przyjmujący zamówienie nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, jeżeli wykonał prace dodatkowe bez uzyskania zgody zamawiającego’’
Ustawodawca przewiduje zatem możliwość uwzględnienia w ostatecznym wynagrodzeniu projektowym kosztów wykonania prac dodatkowych, nie przewidzianych w zestawieniu prac planowanych, będących podstawą obliczenia wynagrodzenia kosztorysowego, przy czym możliwość taką uzależnia od tego która strona umowy sporządzała zestawienie prac oraz oceny czy sporządzający zestawienie prac przy zachowaniu należytej staranności mógł przewidzieć konieczność prac dodatkowych.
c. Wynagrodzenie poprzez wskazanie podstaw do jego ustalenia
Przy określaniu wynagrodzenia poprzez wskazanie podstaw do jego ustalenia, należy pamiętać, że podstawy te muszą mieć pewien obiektywny, stały, stabilny wręcz charakter, bowiem muszą gwarantować pewną trwałą podstawę do określenia w przyszłości wysokości wynagrodzenia.
6/ Prace dodatkowe
Bardzo częstą przyczyną sporów powstałych na tle wykonywania umów o prace projektowe jest kwestia wynagrodzenia za prace dodatkowe. W toku wykonywania umowy, strony najczęściej nie uwzględniają zmian w zakresie wykonywanych prac projektowych (prac dodatkowych) poprzez zawarcie aneksu do umowy, który obejmowałby zakres prac dodatkowych i wysokość dodatkowego wynagrodzenia przysługującego za ich wykonanie projektantowi.
Dlatego w umowie warto przewidzieć obowiązek zgłoszenia inwestorowi konieczności wykonania prac dodatkowych oraz uzależnić ich wykonanie przez projektanta od zgody inwestora (zarówno co do zakresu prac jak i wynagrodzenia za te prace). Postanowienia dotyczące zwiększonego zakresu prac projektowych i wynagrodzenia przysługującego za ich wykonanie najlepiej zawrzeć również w aneksie do umowy.
7/ Podwykonawcy
W umowie o prace projektowe należy pamiętać o uregulowaniu zasad dotyczących podwykonawców. Przede wszystkim strony powinny uzgodnić, czy inwestor dopuszcza możliwość podzlecania prac podwykonawcom, jeżeli tak – to w jakim zakresie i w jakim trybie.
8/ Odbiór
W umowie o prace projektowe strony powinny uregulować zasady odbiorów dokumentacji projektowej przez inwestora (informacja o gotowości do oddania dokumentacji, termin na przystąpienie do odbioru przez inwestora etc.).
Przy mniejszym zakresie prac projektowych najczęściej wystarczający będzie odbiór końcowy, przy zakresie szerokim, strony powinny uregulować również zasady odbiorów częściowych.
Odbiór końcowy powinien zostać stwierdzony przez strony protokołem. W protokole z tej czynności stanowiącym pokwitowanie spełnienia świadczenia i podstawę dokonania rozliczeń stron, niezbędne jest zawarcie ustaleń poczynionych m.in. co do jakości wykonanych prac projektowych, w tym ewentualny wykaz wszystkich ujawnionych wad wraz z ewentualnymi terminami ich usunięcia lub oświadczeniem inwestora o wyborze innego uprawnienia przysługującego mu z tytułu odpowiedzialności projektanta za wady ujawnione przy odbiorze.
Dodatkowo należy pamiętać, że jedynie wady istotne uzasadniają odmowę odbioru dokumentacji projektowej. Za wadę istotną uważa się wadę tego rodzaju, że uniemożliwia czynienie właściwego użytku z przedmiotu umowy, wyłącza normalne jego wykorzystanie zgodnie z celem umowy albo odbiera mu cechy właściwe lub wyraźnie zastrzeżone w umowie istotnie zmniejszając ich wartość.
9/ Odpowiedzialność za wady
W umowie o prace projektowe należy również pamiętać o uregulowaniu odpowiedzialności za wady.
Do umowy o prace projektowe odpowiednie zastosowanie mają przepisy o rękojmi za wady dzieła. Przepisy dotyczące umowy o dzieło odsyłają natomiast do przepisów o rękojmi przy sprzedaży. W przypadku braku uregulowania tego zagadnienia w umowie, zastosowanie znajdzie regulacja kodeksowa, w tym m.in. zasada, że:
- projektant odpowiada z tytułu rękojmi, jeżeli wada fizyczna zostanie stwierdzona przed upływem dwóch lat;
- roszczenie o usunięcie wady przedawnia się z upływem roku, licząc od dnia stwierdzenia wady (jeżeli inwestorem jest konsument, bieg terminu przedawnienia nie może zakończyć się przed upływem terminów powyższych);
- w okresie ad. 2 – inwestor może złożyć oświadczenie o obniżeniu wynagrodzenia z powodu wady lub o odstąpieniu od umowy, chyba że projektant niezwłocznie i bez nadmiernych niedogodności dla zamawiającego wadę usunie (inwestor nie może odstąpić od umowy, jeżeli wada jest nieistotna);
- odpowiedzialność projektanta jest wyłączona, jeżeli wada powstała z przyczyny tkwiącej w dokumentacji dostarczonej przez inwestora.
Okres odpowiedzialności z tytułu rękojmi może być wolą stron w umowie zmieniony (wydłużony / skrócony) w stosunku do terminów kodeksowych.
W praktyce, obok instytucji rękojmi, strony przewidują w umowie dodatkowe uprawnienia inwestora z tytułu udzielonej przez projektanta gwarancji jakości.
10/ Kary umowne
Celem zabezpieczenia roszczeń, inwestor może zastrzec w umowie kary umowne. Najczęściej stosowanymi w umowie o prace projektowe karami umownymi są kary z tytułu:
- zwłoki projektanta w rozpoczęciu lub realizacji prac projektowych;
- zwłoki w usuwaniu wad dokumentacji projektowej;
- naruszenia postanowień umowy dotyczących podwykonawców (np. podzlecenie prac bez zgody inwestora).
Kształtując w umowie postanowienia dotyczące kar umownych należy pamiętać o zastrzeżeniu, że inwestorowi przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych, jeżeli poniesiona szkoda przekroczy wartość zastrzeżonej kary umownej.
11/ Odstąpienie od umowy i skutki odstąpienia
W umowie warto również uregulować przypadki, w jakich stronom przysługuje prawo odstąpienia od umowy (odstąpienie umowne). Katalog przyczyn odstąpienia, które strony mogą uregulować w umowie jest nieograniczony.
W umowie o prace projektowe do najczęstszych przyczyn odstąpienia przez należą:
- zwłoka projektanta w rozpoczęciu lub realizacji prac projektowych;
- wadliwe wykonywanie prac / zwłoka w usuwaniu wad;
- podzlecanie prac podwykonawcom bez zgody inwestora,
- rażące naruszanie przez projektanta obowiązków wynikających z umowy.
Kształtując postanowienia dotyczące odstąpienia od umowy należy pamiętać o uregulowaniu, w jakim terminie strona może skorzystać z prawa odstąpienia.
Ze względu na specyficzny charakter przedmiotu umowy o prace projektowe należy również pamiętać o zastrzeżeniu, że inwestor może odstąpić od umowy w części (ze skutkiem od dnia odstąpienia).
Brak uregulowania skutków odstąpienia będzie powodował, że zastosowanie znajdzie regulacja kodeksowa, zgodnie z którą w razie wykonania prawa odstąpienia umowa uważana jest za niezawartą. Strony zatem zobowiązane zwrócić wszystko, co otrzymały na podstawie umowy.
12/ Pomoc prawna – sporządzenie umowy najmu okazjonalnego
Potrzebujesz umowy o prace projektowe, która należycie zabezpieczy Twoje interesy i w razie problemów okaże się skutecznym narzędziem, pozwalającym na sprawne wyegzekwowanie Twoich praw? Skontaktuj się z nami w celu uzyskania wsparcia oraz szczegółowych informacji.
Poszukujesz więcej informacji na temat specjalizacji kancelarii prawa nieruchomości? Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą dotyczącą wsparcia w obszarze umowy w procesie inwestycyjnym.
13/ Podsumowanie
Przystępując do umowy o prace projektowe, inwestor powinien pamiętać o szeregu zagadnień, których uregulowanie w umowie pozwoli zabezpieczyć jego interesy, w przypadku ew. powstania sporu na tle wykonywania umowy.
W przypadku braku uregulowania najważniejszych praw i obowiązków stron w umowie, zastosowanie znajdą regulacje kodeksowe, które nie zawsze będą dla inwestora korzystne (np. prawo odstąpienia od umowy tylko w przypadkach wymienionych w ustawie).
Przeważająca część przepisów regulujących umowę o prace projektowe ma charakter dyspozytywny, tj. może zostać zmieniona wolą stron w umowie, co może wykorzystać inwestor, wydłużając, tytułem przykładu, okres obowiązywania rękojmi za wady dokumentacji projektowej.