08.05.2022 r.
[artykuł aktualizowany: 09.09.2023 r.]
Umowa najmu instytucjonalnego obowiązuje w polskim systemie prawnym od dnia 11 września 2017 r., tj. od daty wejścia w życie ustawy o Krajowym Zasobie Nieruchomości. Wymieniona ustawa wprowadziła przepisy dotyczące najmu instytucjonalnego do ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (dalej: „ustawa”).
Celem wprowadzenia instytucjonalnego najmu lokali mieszkalnych było ujednolicenie zasad wynajmowania lokali mieszkalnych przez podmioty profesjonalnie zajmujące się wynajmowaniem lokali, z wykorzystaniem uproszczonych zasadach eksmisji najemcy po zakończeniu stosunku najmu, jak również wprowadzenie dalszych ułatwień dla wynajmujących lokale. Dla przypomnienia – od 2010 r. na rynku istniała już umowa najmu okazjonalnego – przewidująca podobne regulacje dla osób wynajmujący mieszkania niekomercyjnie.
W dzisiejszym artykule przedstawię najważniejsze postanowienia umowy najmu instytucjonalnego, odróżniające najem instytucjonalny od najmu okazjonalnego oraz najmu „standardowego” oraz opiszę zagadnienia, na które warto zwrócić uwagę (tak z perspektywy najemcy, jak i wynajmującego).
Zapraszam do lektury!
1/ Najem instytucjonalny — co to jest?
Najem instytucjonalny został wprowadzony w polskim systemie prawnym jako forma ułatwienia wynajmu dla inwestorów oraz wynajmujących. W odróżnieniu od tradycyjnego najmu okazjonalnego, najem instytucjonalny dotyczy nieruchomości, które wynajmowane są przez przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie wynajmu lokali.
Podstawą tego rodzaju umowy jest Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy oraz o zmianie Kodeksu cywilnego. Zgodnie z zapisami tej ustawy, najem instytucjonalny ustawa wprowadza uproszczony tryb dochodzenia roszczeń przez wynajmującego, co zwiększa jego ochronę prawną.
2/ Najem instytucjonalny – charakterystyka
Najem instytucjonalny podlega zasadniczo przepisom kodeksu cywilnego o najmie (art. 659 i n. k.c.), a spośród przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów stosuje się do niego tylko przepisy wymienione enumeratywnie w art. 19j tej ustawy.
Do najmu instytucjonalnego nie stosuje się zatem najistotniejszych przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów przewidujących najsilniejsze instrumenty ochrony praw lokatorów, tj. dotyczących podwyższania czynszu, wypowiadania stosunku prawnego, uprawnienia do zawarcia umowy najmu socjalnego lokalu i uprawnienia do tymczasowego pomieszczenia. W związku z tym jest typem umowy najmu chętnie wybieranym przez wynajmujących.
3/ Umowa najmu instytucjonalnego – co to jest?
Umowa najmu instytucjonalnego to rodzaj umowy, w której wynajmujący musi być przedsiębiorcą, a najemca osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej w wynajmowanym lokalu. Kluczową cechą tego rodzaju umowy jest brak obowiązku zapewnienia lokalu zastępczego przez wynajmującego w przypadku wygaśnięcia lub rozwiązania umowy.
Ważnym elementem, który wyróżnia umowę najmu instytucjonalnego, jest konieczność dołączenia do umowy oświadczenia najemcy w formie aktu notarialnego. W oświadczeniu tym najemca zobowiązuje się do opuszczenia lokalu po zakończeniu umowy bez konieczności postępowania sądowego. Ten zapis znacznie przyspiesza proces eksmisji w przypadku problemów z najemcą.
4/ Przedmiot umowy najmu instytucjonalnego
Przedmiotem umowy najmu instytucjonalnego jest lokal mieszkalny. Wynika to wprost z art. 19f ust. 1 ustawy, zgodnie z którym:
„Umową najmu instytucjonalnego lokalu jest umowa najmu lokalu mieszkalnego zawierana przez osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, prowadzącą działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali”
Ustawa nie definiuje pojęcia „lokal mieszkalny”, a tylko pojęcie „lokal”, przez które należy rozumieć „lokal służący do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych, a także lokal będący pracownią służącą twórcy do prowadzenia działalności w dziedzinie kultury i sztuk” (art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy).
W praktyce przyjmuje się, że przedmiotem najmu instytucjonalnego jest lokal służący do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy (lokal w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z wyłączeniem pracowni twórcy).
Najem instytucjonalny nie ma zatem zastosowania do lokali usługowych.
5/ Strony umowy najmu instytucjonalnego
Kolejne zagadnienie, o którym należy pamiętać, to ograniczenia co do osoby wynajmującego wynikające z ustawy.
Jak wskazano w cytowanym wyżej art. 19f ust. 1 ustawy, umową najmu instytucjonalnego lokalu jest umowa najmu lokalu mieszkalnego zawierana przez osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, prowadzącą działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali.
Wynajmujący musi zatem spełniać powyższą przesłankę, tak, by umowa mogła zostać zakwalifikowana jako umowa najmu instytucjonalnego, tj.: prowadzić działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali.
Przyjmuje się, że wyrażenie „prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali” powinno się wykładać na podstawie definicji działalności sformułowanej w art. 3 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, zgodnie z którą:
„Działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły”
Wynajmowanie lokali, także mieszkalnych, może stanowić działalność gospodarczą, jeśli spełnia ww. przesłanki, tj. jeżeli jest działalnością prowadzoną w celu zarobkowym, w sposób zorganizowany i ciągły.
W odróżnieniu zatem od najmu okazjonalnego, wynajmujący może być podmiotem profesjonalnym, zajmującym się komercyjnie wynajmowaniem lokali mieszkalnych. Dodatkowo wynajmującym może być także osoba prawna (np. spółka). Dla przypomnienia – w przypadku najmu okazjonalnego wynajmującym mogła być wyłącznie osoba fizyczna.
Z kolei najemcą w stosunku najmu instytucjonalnego może być tylko osoba fizyczna.
6/ Czas trwania umowy najmu instytucjonalnego
Umowa najmu instytucjonalnego lokalu zawierana jest na czas oznaczony. W odróżnieniu od najmu okazjonalnego, gdzie maksymalny okres najmu okazjonalnego wynosił 10 lat, najem instytucjonalny nie wprowadza żadnych ograniczeń w tym przedmiocie.
Do najmu instytucjonalnego nie znajduje również zastosowania art. 661 k.c., zgodnie z którym najem zawarty na czas dłuższy niż lat 10 poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nieoznaczony. Dzięki temu wykluczono przekształcenie najmu instytucjonalnego w najem zawarty na czas nieoznaczony.
7/ Forma umowy najmu instytucjonalnego
Umowa najmu instytucjonalnego oraz zmiany tej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 19g ust. 1 ustawy).
Wymóg formy pisemnej pod rygorem nieważności należy odnieść też do załączników stanowiących integralną część umowy najmu instytucjonalnego (o których mowa poniżej).
8/ Obowiązkowe załączniki do umowy najmu instytucjonalnego
Zgodnie z art. 19f ust. 3 ustawy do umowy najmu załącza się oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia, i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu instytucjonalnego,
Opisany powyżej załącznik do umowy najmu instytucjonalnego statuuje dodatkową ochronę dla wynajmującego, która nie obowiązuje w przypadku „standardowej” umowy najmu lokalu mieszkalnego.
Oświadczenie najemcy składane w formie aktu notarialnego, o którym mowa powyżej, jest tytułem egzekucyjnym. Po nadaniu mu przez sąd klauzuli wykonalności umożliwia on prowadzenie egzekucji przez komornika sądowego co do obowiązku opróżnienia i wydania lokalu, bez konieczności wytaczania powództwa o eksmisję przed sądem powszechnym.
W oświadczeniu najemcy o poddaniu się egzekucji co do obowiązku opróżnienia lokalu zajmowanego na podstawie umowy najmu instytucjonalnego i wydania go wynajmującemu powinno się także znaleźć oświadczenie najemcy, że przyjął do wiadomości, iż w razie konieczności wykonania tego zobowiązania nie będzie mu przysługiwało prawo do najmu socjalnego lokalu ani tymczasowego pomieszczenia (taki wymóg wynika z art. 19f ust. 3 ustawy). Do najemców korzystających z lokali na podstawie najmu instytucjonalnego nie stosuje się przepisów o uprawnieniu do najmu socjalnego lokalu.
Opisane rozwiązanie to ma na celu ułatwienie egzekwowania przez wynajmującego obowiązku opróżnienia lokalu będącego przedmiotem najmu instytucjonalnego w przypadku, gdy mimo rozwiązania umowy najmu, najemca nie opuszcza lokalu.
Kluczową kwestią w przypadku aktu poddania się egzekucji jest określenie zdarzenia, od którego zależy wykonanie obowiązku (kiedy można nadać klauzulę na akt notarialny). Jest ono skorelowane z obowiązkiem wynikającym z art. 19i ust. 6 ustawy.
Zgodnie z art. 19i ust. 6 ustawy, do wniosku o nadanie klauzuli wykonalności na akt notarialny, wynajmujący musi załączyć:
- żądanie opróżnienia lokalu wraz z dowodem jego doręczenia najemcy albo dowodem wysłania go przesyłką poleconą;
- dokument potwierdzający przysługujący właścicielowi tytuł prawny do lokalu, którego opróżnienia dotyczy żądanie właściciela.
W oświadczeniu o poddaniu się egzekucji wskazuje się zatem, że wykonanie obowiązku opróżnienia lokalu będzie mogło nastąpić po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy najmu instytucjonalnego i doręczeniu najemcy przez wynajmującego żądania opróżnienia lokalu wystosowanego na podstawie art. 19i ust. 2 ustawy, o treści określonej w art. 19i ust. 3 ustawy, oraz po upływie terminu wskazanego w tym żądaniu, nie krótszego jednak niż 14 dni od doręczenia tego żądania najemcy.
W porównaniu do umowy najmu okazjonalnego, w najmie instytucjonalnym nie są wymagane załączniki w postaci: oświadczenia o wskazaniu lokalu „zastępczego” oraz zgody właściciela lokalu „zastępczego” na zamieszkanie w tym lokalu najemcy i osób z nim zamieszkujących, na wypadek konieczności wykonania eksmisji najemcy z lokalu będącego przedmiotem najmu okazjonalnego.
9/ Czynsz i tryb jego podwyższenia
Przepis art. 19h ust. 1 ustawy ma taką samą treść jak art. 19c ust. 1 ustawy dotyczący opłat pobieranych przez wynajmującego w razie zawarcia umowy najmu okazjonalnego.
Zgodnie z art. 19h ust. 1 ustawy z tytułu najmu instytucjonalnego lokalu, oprócz czynszu, właściciel pobiera jedynie opłaty niezależne od właściciela, chyba że umowa stanowi inaczej.
W umowie najmu instytucjonalnego strony mogą zatem uzgodnić w sposób odmienny kwestię opłat pobieranych przez wynajmującego i przewidzieć pobieranie przez wynajmującego również opłat innych niż czynsz i opłaty wymienione w art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy (są to: opłaty za dostawy do lokalu energii, gazu, wody oraz odbiór ścieków, odpadów i nieczystości ciekłych)
Odnosząc się do zasad podwyżki czynszu należy zwrócić uwagę, że w razie dopełnienia wymogów koniecznych do uznania umowy za umowę najmu instytucjonalnego przepisy art. 8a–9 ustawy są wyłączone, a strony mogą swobodnie ustalić w umowie zasady dokonywania podwyżek czynszu.
Zgodnie bowiem z art. 19h ust. 2 ustawy: „Właściciel może podwyższyć czynsz wyłącznie zgodnie z warunkami określonymi w umowie”. Przepis wprowadza zatem odstępstwo od regulacji zawartych w art. 8a–9 ustawy, które ustanawiają bardzo sformalizowane wymagania w zakresie podwyższania czynszu. Przepis art. 19h ust. 2 ustawy ma tożsame brzmienie do art. 19c ust. 2 ustawy dotyczącego zasad podwyższania czynszu w stosunku najmu okazjonalnego.
Strony mogą w umowie postanowić, że podwyższenie czynszu następowało będzie w innym trybie, niż wypowiedzenie dotychczasowej wysokości czynszu, np. wprowadzając do umowy klauzulę waloryzacyjną albo uzgadniając negocjacyjny tryb podwyższania czynszu.
10/ Kaucja
Do umów najmu instytucjonalnego nie ma zastosowania art. 6 ust. 1-2 oraz 4 ustawy. Kwestia pobierania kaucji przy zawieraniu umów najmu instytucjonalnego została uregulowana odrębnie w art. 19f ust. 4–5 ustawy. Wynajmujący może uzależnić zawarcie umowy najmu instytucjonalnego od wpłacenia przez najemcę kaucji zabezpieczającej pokrycie należności z tytułu najmu instytucjonalnego lokalu przysługujących właścicielowi w dniu opróżnienia lokalu oraz ewentualnych kosztów egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.
Zgodnie z art. 19f ust. 5 ustawy kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy najmu instytucjonalnego lokalu.
Na podstawie art. 19f ust. 6 ustawy, kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela z tytułu najmu instytucjonalnego (np. czynsz, koszty egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu, co obejmuje: koszty postępowania sądowego o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, koszty przeprowadzenia postępowania egzekucyjnego przez komornika oraz wydatki poniesione podczas wykonywania eksmisji).
Analogiczne uregulowania dotyczące kaucji znajdują zastosowanie do najmu okazjonalnego [art. 19a ust. 4–5 ustawy].
11/ Wygaśnięcie i rozwiązanie umowy najmu instytucjonalnego
Wypowiedzenie umowy najmu instytucjonalnego, zgodnie z art. 19j ust. 1 ustawy wygasa po upływie czasu, na jaki była zawarta, lub ulega rozwiązaniu po upływie okresu wypowiedzenia tej umowy. Dlatego tak istotne jest, aby szczegółowo określić te warunki już na etapie jej sporządzania. Warto również wiedzieć, że przepisy regulujące rozwiązanie umowy najmu instytucjonalnego są mniej restrykcyjne niż w przypadku tradycyjnego najmu, co ułatwia wynajmującemu dochodzenie swoich praw. Wygaśnięcie umowy najmu instytucjonalnego następuje po upływie okresu, na jaki została zawarta, lub w wyniku rozwiązania umowy w trybie przewidzianym przez jej zapisy. Ważne jest, aby w umowie szczegółowo określić warunki i procedury rozwiązania współpracy.
Kluczowym rozwiązaniem w przypadku najmu instytucjonalnego jest wyłączenie przepisów ustawy przewidujących najsilniejsze instrumenty ochrony praw lokatorów, w tym przewidujących zasady i podstawy wypowiadania umów najmu. W przypadku najmu „standardowego” wypowiedzenie może mieć podstawę jedynie w przepisach ustawy, po spełnieniu przesłanek w ustawie wskazanych.
Wypowiedzenie umowy przez wynajmującego
Wynajmujący może co do zasady wypowiedzieć umowę najmu w wypadkach określonych w umowie (w przeciwieństwie do „standardowej” umowy najmu lokalu mieszkalnego). Zastosowanie znajduje tu bowiem art. 673 § 3 w zw. z art. 680 k.c.
Dodatkowo wynajmujący może wypowiedzieć umowę w przypadkach przewidzianych w ustawie (art. 11 ust. 2 pkt 1–3 ustawy) oraz kodeksie cywilnym.
Wynajmujący może zatem wypowiedzieć najem instytucjonalny na podstawie ustawy (art. 11 ust. 2 pkt 1–3 ustawy) nie później niż na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego, gdy najemca:
- pomimo pisemnego upomnienia nadal używa lokalu w sposób sprzeczny z umową lub niezgodnie z jego przeznaczeniem lub zaniedbuje obowiązki, dopuszczając do powstania szkód, lub niszczy urządzenia przeznaczone do wspólnego korzystania przez mieszkańców albo wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko porządkowi domowemu, czyniąc uciążliwym korzystanie z innych lokali, lub
- jest w zwłoce z zapłatą czynszu, innych opłat za używanie lokalu lub opłat niezależnych od właściciela pobieranych przez właściciela tylko w przypadkach, gdy lokator nie ma zawartej umowy bezpośrednio z dostawcą mediów lub dostawcą usług, co najmniej za 3 pełne okresy płatności pomimo uprzedzenia go na piśmie o zamiarze wypowiedzenia stosunku najmu i wyznaczenia dodatkowego, miesięcznego terminu do zapłaty zaległych i bieżących należności, lub
- wynajął, podnajął albo oddał do bezpłatnego używania lokal lub jego część bez wymaganej pisemnej zgody wynajmującego.
Zastosowanie art. 11 ust. 2 pkt 1–3 ustawy do umów najmu instytucjonalnego oznacza wyłączenie zastosowania do nich art. 667 § 2, art. 685 oraz 687 KC, które przyznają wynajmującemu w takich przypadkach prawo wypowiedzenia stosunku najmu bez zachowania terminu wypowiedzenia.
Wypowiedzenie umowy przez najemcę
Najemcy przysługuje prawo wypowiedzenia stosunku najmu w przypadkach określonych w umowie oraz w przypadkach określonych w ustawie (kodeksie cywilnym). Kodeks cywilny podstawy wypowiedzenia reguluje w:
- art. 664 § 2 k.c. [wady przedmiotu najmu];
- art. 682 k.c. [wady przedmiotu najmu zagrażające zdrowiu];
- art. 691 § 4 k.c. [wstąpienie w stosunek najmu po śmierci osoby bliskiej].
Analogiczne zasady wypowiedzenia umowy najmu przez wynajmującego i najemcę przewidują przepisy dot. umowy najmu okazjonalnego.
12/ Żądanie opróżnienia lokalu
Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy najmu instytucjonalnego lokalu, jeżeli najemca dobrowolnie nie opróżnił lokalu, właściciel doręcza najemcy żądanie opróżnienia lokalu, sporządzone na piśmie opatrzonym urzędowo poświadczonym podpisem właściciela.
Zgodnie z ustawą, żądanie opróżnienia lokalu zawiera w szczególności:
- oznaczenie właściciela oraz najemcy, którego żądanie dotyczy;
- wskazanie umowy najmu lokalu i przyczynę ustania stosunku z niej wynikającego;
- termin, nie krótszy niż 14 dni od dnia doręczenia żądania najemcy, w którym najemca i osoby z nim zamieszkujące mają opróżnić lokal (w najmie okazjonalnym – termin 7 dni).
W przypadku bezskutecznego upływu terminu na opróżnienie lokalu, właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu – oświadczeniu najemcy o poddaniu się egzekucji. W przypadku sporów warto skonsultować się z ekspertem np. prawnikiem specjalizującym się w obszarze umowy w procesie inwestycyjnym.
13/ Pomoc prawna – sporządzenie umowy najmu okazjonalnego
Potrzebujesz umowy najmu instytucjonalnego, która należycie zabezpieczy Twoje interesy i w razie problemów okaże się skutecznym narzędziem, pozwalającym na sprawne odzyskanie lokalu? Skontaktuj się z nami w celu uzyskania wsparcia oraz szczegółowych informacji.
Poszukujesz więcej informacji na temat specjalizacji kancelarii prawa nieruchomości? Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą dotyczącą wsparcia w obszarze umów w procesie inwestycyjnym.
14/ Podsumowanie
Umowa najmu instytucjonalnego charakteryzuje się w szczególności:
- wyłączeniem przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów przewidujących najsilniejsze instrumenty ochrony praw lokatorów, tj. dotyczących podwyższania czynszu, wypowiadania stosunku prawnego, uprawnienia do zawarcia umowy najmu socjalnego lokalu i uprawnienia do tymczasowego pomieszczenia;
- kryteriami podmiotowymi – wynajmującym jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, prowadząca działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali (w przeciwieństwie do najmu okazjonalnego – gdzie wynajmującym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w tym zakresie);
- koniecznością przedłożenia przez najemcę do umowy oświadczenia w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji co do obowiązku opróżnienia i wydania lokalu, mającego zagwarantować wynajmującemu, sprawne „odzyskanie” lokalu po zakończeniu umowy najmu;
- czasem jej trwania, oznaczonym, bez limitu (w przypadku najmu okazjonalnego – max. 10 lat), nie jest możliwe zawarcie umowy najmu instytucjonalnego na czas nieoznaczony;
- możliwością podwyższenia czynszu i wypowiedzenia umowy najmu przez wynajmującego na zasadach przewidzianych w umowie, z wyłączeniem narzędzi ochronnych dla nabywcy wynikających z ustawy o ochronie praw lokatorów.
